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Como melhorar seu SAC por e-mail?

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Como melhorar meu SAC por email

Talvez o e-mail não viva mais seus dias de glória quando se fala em comunicação pessoal e casual, mas se tratando de negócios, esta ferramenta ainda é uma das mais importantes, seja na prospecção, negociação, ou para o serviço de atendimento ao cliente, mas como é possível melhorar seu SAC por e-mail?

O e-mail é uma das ferramentas mais antigas quando se trata de comunicação pela internet e acompanhou o surgimento e evolução de inúmeros veículos que tornavam a troca de informações mais rápida e faz com que muitas pessoas acreditem que esse recurso tenha caído em desuso, mas isso não é fato.

 

Melhorando seu SAC por e-mail

Atualmente, a comunicação entre empresa e cliente ocorre por diversos canais, sendo o atendimento por e-mail ainda uma das mais usadas.

A praticidade, rapidez e possibilidade de que a troca de informações permaneçam registradas são fatores que definem a preferência do consumidor.

Para que essa comunicação seja bem-sucedida é preciso saber como fazer uma boa mensagem e como administrá-la da maneira correta, saiba como:

 

Responda sempre o mais breve possível.

Se as respostas do SAC da sua empresa por e-mail forem muito demoradas, o cliente pode se sentir ignorado e procurar seus concorrentes.

Por isso, sempre tenha uma resposta rápida e eficiente. Caso o atendente ainda não saiba a resposta para o problema apresentado, é importante ao menos responder que irá verificar o ocorrido, passar o nº da ocorrência aberta, que vai repassar o problema para o setor responsável, e não deixar o cliente esperando.

Sabemos que o ideal é já responder com a solução, mas o cliente irá compreender que o processo pode ser mais demorado, ele apenas precisa sentir que foi ouvido.

Ainda mais que hoje em dia vivemos a era do imediatismo, onde as pessoas estão acostumadas com respostas instantâneas através dos chats ou até mesmo aplicativos de mensagens.

 

Cuidado com os padrões.

Enviar exatamente a mesma mensagem para cada membro de sua base ou que entram em contato com sua empresa, cria uma visão totalmente impessoal e dificulta a criação de um vínculo entre cliente e empresa.

O segredo para isso está em personalizar aquilo que será enviado. Observe o nome da pessoa para quem você vai enviar o e-mail, além das outras informações como dados cadastrais, ou problema relatado, faça com que seu e-mail deixe a impressão de ter sido feito especialmente para aquele cliente.

Uma das formas mais eficientes de realizar um bom SAC por e-mail é fazer o cliente se sentir importante e querido pela empresa.

Outro ponto importante é, se a escolha do canal e-mail partiu do cliente, toda tratativa será realizada por esse canal, ou mesmo que se use outro canal, como exemplo o telefone, é importante formalizar a conversa por e-mail.

Porém, se o cliente não escolheu esse canal e o atendimento por escolha do SAC continuará por esse canal, importante avisar o cliente para ele acompanhar o seu e-mail e até verificar na caixa de spam, pois mesmo não se tratando de spam, por não ser habitual o e-mail poderá desviar para essa caixa.

 

Atenção à escrita!

Uma mensagem que passa credibilidade é uma mensagem bem escrita. Use sempre a língua portuguesa corretamente sem abreviações, seja sempre gentil, cordial e simpático no que deseja dizer a seu cliente e sempre faça uma revisão meticulosa antes de enviar.

Outro ponto muito importante é evitar termos imperativos ou próprios da linguagem da propaganda, pois pode ser lida como SPAM.

 

Veja também: Erros no Call Center – O que não fazer no atendimento ao cliente?

 

SPAM? Jamais?

Ninguém gosta de receber aquelas mensagens insistentes e não desejadas, se você investir nessa estratégia, a visão do seu cliente sobre sua empresa pode se tornar negativa.

O envio incansável de mensagens desnecessárias pode fazer com que você perca seu cliente, tenha sua conta de e-mail bloqueada e muitas vezes nem chega à caixa de entrada de seu público alvo.

Por isso, diminua a frequência das mensagens e as envie sempre que forem solicitadas.

Quer manter um relacionamento positivo com seu cliente? Então leia o artigo: Como melhorar o relacionamento com o seu cliente?

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Temos exatamente aquilo que você precisa, confira nossos serviços e veja qual mais se encaixa para a sua empresa.

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